[Salesforce Administrator] Approval Process

Approval Process

• Approval Process를 통해서 조직에서의 승인 절차를 자동화할 수 있다.
  • 예를 들어, 승인이 필요한 단계에서 요청을 하면 지정된 담당자가 승인/거절에 따라 Record의 변화가 나타나거나, 승인 요청자에게 알람이 간다.
• Approval Process를 진행하게되면 1번째 단계로 record lock을 진행한다. (승인 대기 중인 record를 변경할 수 없도록, 승인자 및 관리자는 제외하고 잠금 처리)
  
  • 이메일 보내기, record 변경 등의 다른 작업도 Action에 추가하면 가능하다.
• 승인자는 단계별로 지정이 가능하고 하위 승인자부터 우선적으로 승인 거절을 하게되면, Approval Process는 Reject으로 종료되고, 모두 승인하게 되면 Approval로 종료하게 된다.
  • Reject과 Approval 시, Action을 각각 설정할 수 있다. (승인 요청자에게 이메일 발송 등의 Action으로 설정 가능)

 

Approval Process 생성 방법

• Setup에서 Approval Processes를 검색 후, 승인 프로세스를 적용할 Object를 선택
• New Process을 클릭하면 Use Jump Start Wizard / Use Standard Setup Wizard 중 Use Jump Start Wizard를 클릭
  • Use Jump Start Wizard : 단일 단계 승인 프로세스에 사용 (Salesforce의 기본 옵션을 자동으로 세팅)
  • Use Standard Setup Wizard : 복잡한 승인 프로세스에 사용 
    • 승인의 조건 / 승인 제출 시, 수정할 수 있는 User 범위 지정 / 승인 페이지의 Layout 등을 설
• 이름을 지정하고, 원하는 조건을 Specify Entry Criteria에 입력하고, 승인자를 자동/수동 지정 설정을 한다.
• 기본적인 Approval Process가 완성이되면, Final Approval Actions과 Final Rejection Actions을 설정하면서 승인과 거절 시 동작하는 Action을 Setting해준다.
  • Initial Submission Actions을 통해 승인이 제출될 때 Record Lock을 제외한 다른 Action을 설정
  • Approval Step을 통해 승인자의 순서 및 단계 별 Action을 설정 (특정 값이 10보다 크면 관리자에게 승인하고, 작으면 실무자에게 승인하도록 설정 가능)
  • Recall actions은 승인 요청이 회수될 때의 Action을 정
• 마지막으로 가장 중요한 해당 Object의 Page Layout에서 Submit for Approval 버튼을 Layout에 추가해줘야 사용할 수 있다.

 

Approval Process의 Manager

• 승인 프로세스를 진행하다보면 자동 승인자 설정에서 'Manager'라는 값이 있는데, 이는 User마다 Edit Page의 Approver Settings Section에서 지정 가능